- El INFOCOOP ya cuenta con un procedimiento para que las cooperativas puedan digitalizar actas y libros contables.
Liseth Guzmán Sandí
El Instituto Nacional de Fomento Cooperativo (INFOCOOP) ya cuenta con el procedimiento para la legalización de los libros de los organismos cooperativos en forma física y digital, el cual se encuentra aprobado y publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 100 del 31 de mayo del 2022.
La posibilidad de que se aplique este procedimiento para la autorización de los libros legales y contables digitales nace de una necesidad institucional y del sector cooperativo para actualizar la gestión y es un requerimiento que algunas organizaciones cooperativas han estado solicitando a la Institución, que ahora es una realidad.
Leonel Loría, gerente de Supervisión Cooperativa del INFOCOOP, comentó que el país cuenta con una normativa en materia de firma electrónica que permite y promueve que este tipo de procesos se desarrollen y también crea las condiciones para que los servicios y/o trámites que hoy se realizan de forma tradicional y manual se mejoren y estén acordes a las facilidades que nos ofrecen los avances tecnológicos.
“Los avances, las mejoras y la implementación es una respuesta más que el INFOCOOP y en este caso Supervisión Cooperativa pone a disposición, ajustando sus procesos al clamor del sector cooperativo, creando nuevas formas de hacer las cosas sin perder la esencia de la labor y estableciendo los controles que se requieran para cumplir con el mandato dado por Ley”, afirmó Loría.
Para la solicitud o cambio a libros digitales, la gerencia de la cooperativa interesada debe, por medio de un acuerdo del Consejo de Administración, solicitar al Departamento de Supervisión Cooperativa la autorización respectiva para continuar llevando en formato digital todos los libros de actas (legales) y contables que ese Departamento debe legalizar.
Los organismos cooperativos que presenten solicitud para la legalización de libros digitales por primera vez, como quienes hayan legalizado libros físicos y opten por cambiarlos a soportes electrónicos, podrán solicitarlo mediante la presentación del formulario: “Solicitud de legalización de libros ante Supervisión Cooperativa”, en el que se indica claramente sobre el carácter digital de los libros.
Loría agregó que la implementación de este procedimiento marca un antes y un después en la autorización de libros legales y contables en el INFOCOOP, de cara a un sector cooperativo que constantemente solicita cambios y mejoras en la gestión institucional. “Esta nueva forma de hacer las cosas hace que el proceso tenga un cambio cualitativo y cuantitativo de progreso tanto para la institución como para el sector cooperativo nacional, ya que facilita la gestión interna de las cooperativas y del INFOCOOP”, finalizó.
Toda cooperativa u organismo cooperativo, debe contar con un juego completo de los siguientes libros de actas (o legales) y contables:
- Actas para Asambleas Generales
- Actas para Consejo de Administración
- Actas para Comité de Vigilancia
- Actas para Comité de Educación y Bienestar Social (excepto los organismos auxiliares)
- Libro de Diario
- Libro de Mayor
- Libro de Inventarios y Balances
- Registro Permanente de Asociados o Afiliadas
- Actas para Comisión de Crédito (para cooperativas de ahorro y crédito)
Este procedimiento de autorización de libros legales y contables digitales está disponible desde el momento de la publicación el diario oficial La Gaceta. Las cooperativas interesadas pueden comunicarse a Supervisión Cooperativa con la Licda. Viviana Cortés Ledezma al teléfono 2256-2944 ext. 2356 o al correo electrónico: vcortes@infocoop.go.cr; para la orientación y ayuda en todo el proceso.
