Promoción

Departamento encargado de promover los procesos de conformación de iniciativas empresariales bajo el modelo cooperativo. Además, brinda asesoramiento a las cooperativas de reciente constitución para orientarlas hacia proyectos productivos sostenibles con prácticas ambientales e innovadoras, cohesión e inclusión social. Todo esto, con el aporte de profesionales altamente especializados y comprometidos con la generación de puestos de trabajo e ingresos que mejoren la situación socioeconómica de las personas asociadas, sus familias y el entorno en que se desarrollan.

El objetivo de Promoción es crear empresas cooperativas inclusivas, con proyectos viables, factibles y necesarios, así como fortalecer las cooperativas existentes de reciente constitución, que generen nuevos puestos de trabajo con implicación en sus territorios y articulados en redes que potencian capacidades y oportunidades a sus habitantes.

Si usted y un grupo de personas afines están en busca de una oportunidad para desarrollar su proyecto productivo, cuentan con una idea emprendedora y desean ser los dueños de su propia empresa para generar desarrollo justo y solidario, entonces ustedes cumplen con los requisitos para formar su empresa cooperativa.

El INFOCOOP brinda una guía de los pasos que debe seguir para conformar e inscribir su cooperativa. Si usted está interesado en conformar o crear su propia empresa el INFOCOOP le brinda el acompañamiento técnico y asesoría en este proceso sin ningún costo. Incluso puede solicitar una reunión de información.

 

Pasos Creación Cooperativa

El grupo pre cooperativo es ese grupo de personas interesadas en formar una cooperativa. La idea de crear la cooperativa surge cuando dos o más personas identifican una propuesta para resolver solidariamente las necesidades económicas y sociales de su familia, comunidad o grupo de amigos y amigas.

 En primer lugar este grupo necesita:

 Una idea productiva o un proyecto concreto a ejecutar.

 Un verdadero interés de organizarse conjuntamente con otras personas que además deberán tener un vínculo común (por ubicación geográfica, por conocimiento y experiencia en el negocio, cultura, etnia, necesidades e intereses comunes...)

 Deberá estar dispuesto/a dialogar y tomar decisiones en grupo. 

 Contar con un mínimo de 20 personas si se trata de una cooperativa tradicional o un mínimo 12 personas si es una cooperativa autogestionaria.

 

ACERCAMIENTO AL INFOCOOP:

Una vez que el grupo ha desarrollado la Reunión de Información, el ejecutivo facilitará, según sea el caso:

Formulario 1 “Para conformar cooperativa de base”

Formulario 2 si desea constituir Uniones o Federaciones de cooperativas

Formulario 3 si desea constituir organismos auxiliares del cooperativismo (Consorcios Cooperativos).

 

Debe enviar el formulario al correo electrónico: promocion@infocoop.go.cr o entregarlo en nuestras oficinas centrales o las oficinas del Edificio Cooperativo en San Pedro.

Una vez analizado el formulario 1 remitido por el grupo precooperativo, la gerencia de Promoción asignará un ejecutivo(a), quien se encargará de asesorar y acompañar al grupo.

En caso de que el grupo no requiera el acompañamiento del INFOCOOP, éste deberá presentar el Estudio PVU, y estarán igualmente obligados a someter el documento a aprobación de Promoción. En este caso, no recibirán acompañamiento para elaborar el PVU o EF ni tampoco sobre el estatuto, ni los pasos siguientes.

Descargar: Formulario 1 Entrega de documentación para revisión y análisis

 

Las labores del ejecutivo de Promoción consistirán en:

 a) Verificar que el grupo cumpla con el número mínimo de integrantes establecido por Ley 4179, es decir 12 personas en casos de cooperativas de autogestión y 20 personas en caso de cooperativas de gestión o cogestión.

b) Coordinar una primera reunión con la totalidad del grupo, en la que se explica el modelo cooperativo y los pasos de constitución e inscripción.

c) Verificar que el grupo pre cooperativo tiene una necesidad o problema que puede ser solucionado con una empresa cooperativa, que existe un vínculo común entre los miembros, que tienen un proyecto viable, así como la disposición a escoger el modelo cooperativo para desarrollar su negocio.

d) En caso de que el grupo así lo requiera:

d.1. iniciar el acompañamiento para la elaboración del Estudio del Estudio PVU o Estudio de Factibilidad, según corresponda, utilizando para ello las guías para la elaboración del PVU o EF. En este aspecto, se brinda una orientación, pero la elaboración del mismo es responsabilidad del grupo pre cooperativo.

d.2. Brindar la capacitación respectiva sobre cooperativismo, normativa legal, doctrina y operación de los cuerpos directivos.

d.3.  Brindar asesoramiento para la elaboración del Estatuto de la Cooperativa, el cual debe elaborarse una vez terminado el PVU o el EF, según sea el caso.

d.4. Verificar que de previo a la asamblea constitutiva el grupo haya depositado al menos el 25% del capital social acordado en el Estudio PVU y el Estatuto.

d.5.  El ejecutivo asignado y la gerencia de Promoción deberán revisar y aprobar el Estudio PVU o el EF para que el grupo pueda realizar la Asamblea Constitutiva.    

d.6 Instruir al grupo con las pautas correctas para que realicen la Asamblea Constitutiva.

 

En caso de los grupos pre cooperativos que reciban acompañamiento en el proceso de conformación por parte de Uniones y Federaciones. El INFOCOOP podrá mantener relación directa con dicha organización para efectos del PVU o bien el EF, según corresponda y así como de la certificación del 25% del capital social inicial.

Independientemente de que el grupo no requiera o no solicite acompañamiento del INFOCOOP esté deberá entregar al departamento de Promoción del INFOCOOP el estudio de Posibilidad, Viabilidad o Utilidad (PVU) o estudio de Factibilidad para su respectiva revisión y aprobación, lo que incluye los procedimientos especificados en los puntos: a, b, c y d.

De acuerdo al Decreto 31734, para dar cumplimiento al artículo 1, el estudio de Posibilidad, Viabilidad, y Utilidad o estudio de Factibilidad. La Dirección Ejecutiva trasladará el criterio técnico al MTSS.

Al menos un miembro del grupo precooperativo o un representante de éste deberá elaborar el Estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad (PVU) o Estudio de Factibilidad (EF) contando siempre con los aportes de los integrantes del grupo. El PVU o EF según sea el caso, es necesario para la inscripción de un organismo cooperativo ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Para elaborar este estudio puede descargar las siguientes guías:

Guía para elaborar el Estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad o Estudio de Factibilidad

Decreto Ejecutivo 34734

El perfil de proyecto o Estudio de Factibilidad deberá ser firmado por el representante responsable de su elaboración. En caso de que haya contado con el apoyo de un profesional para la elaboración del estudio, éste también deberá firmar con los representantes.

Es necesario que dicho estudio sea conocido, analizado y aprobado por todas las personas que participarán en la asamblea constitutiva. El perfil de estudio debe entregarlo al departamento de Promoción del INFOCOOP donde será revisado y aprobado para que la cooperativa pueda realizar la asamblea constitutiva.

En este estudio se define la razón social y objetivos.

Un componente importante del estudio es la viabilidad del grupo para ello se deberá aplicar a todos los miembros del grupo pre cooperativo la encuesta socioeconómica que determina el perfil del grupo. El INFOCOOP pone a su disposición los siguientes machotes:

Machote de encuesta socioeconómica para personas físicas

Machote de encuesta socioeconómica para cooperativas

El grupo deberá presentar el Estudio de PVU o EF al Departamento de promoción del INFOCOOP para la correspondiente revisión y visto bueno por parte del Ejecutivo/a cargo y la Gerencia.

 

Definición y composición del capital social:

El capital social inicial es el monto económico mínimo requerido para cubrir las operaciones normales del proyecto. Puede estar compuesto por dinero en efectivo, bienes muebles o inmuebles, así como trabajo aportado.

El departamento de Promoción del INFOCOOP verificará que previo a la asamblea constitutiva se haya depositado al menos el 25% del capital social acordado en el Estudio PVU o EF y el Estatuto, en la cuenta bancaria de algún asociado (como se verá en el siguiente paso).

El Comité Central de Organización tomará los documentos facilitados por INFOCOOP para ajustarlos, según el tipo de cooperativa que se va a formar. 

Los estatutos son el conjunto de reglas de derecho establecidas por los asociados (as) que organizan la vida del ente, fijan sus derechos y obligaciones y la de los órganos sociales y regulan el funcionamiento, disolución y liquidación de la entidad.

En el Estatuto estarán consignadas las disposiciones más importantes de la organización, por lo que es necesario invertir tiempo y esfuerzo en su elaboración. Es imprescindible que éste resulte del trabajo del grupo.

El INFOCOOP cuenta con machotes de estatutos que orientan de manera significativa la propuesta final que apruebe en la Asamblea Constitutiva.  En este punto es relevante que los interesado/as se comuniquen y reúnan con el asesor técnico  asignado para que éste les explique los puntos medulares de cada capítulo de los estatutos y estos a su vez, puedan transmitir la información a los futuros asociados.

Descargue el Estatuto que necesite según su tipo de cooperativa:

Cooperativa de Gestión (Tradicional)

Cooperativa de Autogestión

Cooperativa de Ahorro y Crédito

Organismo de Integración 

Socializar la alternativa de proyecto y la propuesta de estatutos con todos los asociados (as).

Es importante que previo a avanzar en pasos posteriores, los miembros estén completamente informados acerca de los alcances del proyecto planteado y los Estatutos que regularán la forma legal de operar la cooperativa.

Todos los acuerdos que tome el Comité, así como las consultas a los interesados, deberán llevarse en las minutas con el fin de presentarlos en el informe en la Asamblea Constitutiva.

En el siguiente botón puede descargar un machote con el mínimo de contenidos que debe tener una Minuta

 

Una vez completadas satisfactoriamente las fases anteriores, el Comité Central de Organización convocará la Asamblea Constitutiva.

1. Convocatoria a Asamblea Constitutiva

En la reunión donde se entrega la propuesta de Estatutos y el Perfil de Proyecto a los asociados/as, también se debe brindar la convocatoria a la Asamblea Constitutiva y la agenda de la misma.

La Asamblea debe convocarse con al menos, 8 días de anticipación y un máximo de 15 días, según lo indique el Estatuto.

Descargue aquí un machote de convocatoria

2. Realización de la Asamblea Constitutiva

En la Asamblea participarán con voz y voto todos los futuros asociados y asociadas. Los participantes deberán haber estudiado previamente la propuesta de Estatuto.

En este punto es relevante recordar que solo podrán participar de la Asamblea Constitutiva aquellos asociados (as) que hayan cancelado el 25% del capital social suscrito y la cuota de admisión.

La Asamblea deberá realizarse en estricto apego a la agenda planteada. De esta Asamblea debe resultar el Acta Constitutiva, documento en el que se hace legal la constitución de la cooperativa, la cual deberá ser autenticada por un abogado/a. Como resultado de esta Asamblea se elige el Consejo de Administración el cual asume a partir de este momento la conducción de la cooperativa, éste será el responsable de la debida inscripción y administración de la cooperativa.

Descargue aquí un machote de acta constitutiva

3. Primeras sesiones del Consejo de Administración y de los Comités

Luego de la Asamblea Constitutiva se realizarán al menos tres reuniones por separado. Los/as integrantes del Comité de Vigilancia se reunirán para elegir entre ellos /as  los cargos de presidente/a, vicepresidente/a y secretario/a, así como la vigencia de los cargos, según lo establezca el Estatuto.

Lo mismo hará el Comité de Educación y Bienestar Social. Igualmente, se reunirá el Consejo de Administración y elegirá presidente, vicepresidente, secretario/a  y dos vocales, definiendo la vigencia de los cargos, según lo establezca el Estatuto.

Durante la sesión del Consejo de Administración también se designará un/a Gerente, quien no necesariamente debe ser asociado/a de la cooperativa.

En cada reunión se levantará un Acta que firmará el/la presidente y el/la secretario (a) respectivo. Dichos acuerdos se resumen en una nota que es firmada por el presidente/a, el secretario/a y el o la Gerente. Debe ser autenticado por un abogado/a.

Estos serían los últimos pasos para formalizar la inscripción de la cooperativa.

1. Gestión de cuenta bancaria

El/la gerente debe abrir una cuenta bancaria en algún ente financiero, donde depositará al menos el 25% del capital social inicial.

La institución bancaria será responsable de emitir una certificación de la existencia de la cuenta y el monto, así como de las personas que tienen acceso a la misma.

2. Gestión de certificación del 25% del capital social

El o la Gerente debe acudir al INFOCOOP a solicitar una certificación de la existencia del 25% del capital social suscrito. Para las cooperativas autogestionarias no es obligatorio seguir este paso, sin embargo si la cooperativa define capital social pagado, deberá cumplir este requisito.

Para la gestión de certificación del 25% de Capital social, se debe presentar lo siguiente:

Nómina de capital suscrito y capital pagado; certificación del ente bancario donde se indique  la existencia del 25%, declaración jurada de la persona que tiene a su cargo la cuenta bancaria donde se depositó el 25% del capital social.

Descargue aquí machote de carta para solicitar certificación a INFOCOOP

Descargue aquí machotes de carta para solicitar certificación de 25% de capital social a INFOCOOP

Descargue aquí machotes de declaración jurada de cuenta corriente.

3. Entrega de documentos a Promoción

Para la gestión tanto de la certificación del 25% del capital social así como para la aprobación del estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad, el o la Gerente presentará ante el área de Promoción una copia de los siguientes documentos:

a) Estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad (firmada por la o las personas que lo elaboraron).

b) Estatuto aprobado en asamblea (firmado y autenticado por abogado)

c) Nómina de capital suscrito y pagado (firmado y autenticado por abogado).

d) Declaración jurada (firmado y autenticado por abogado).

e) Certificación del ente bancario

f) Acta constitutiva (firmado y autenticado por abogado).

g) Acta de la primera sesión del Consejo de Administración y Comités (firmado y autenticado por abogado).

h) Carta firmada por el o la gerente dirigida a la gerencia de Promoción donde hace constar la entrega de la documentación.

La presentación de estos documentos le permite al INFOCOOP emitir la respectiva certificación y aprobación del proyecto.

Si la documentación está bien presentada, en menos de 15 días y sin costo económico, el INFOCOOP extenderá esta certificación firmada por el Director Ejecutivo. En caso de que se requieran ajustes a la información presentada, el Ejecutivo/a encargado deberá remitir al grupo las observaciones o correcciones necesarias.

4. Entrega de documentos al Ministerio de Trabajo

El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) es la instancia encargada de emitir la personería jurídica de cada cooperativa. Para tramitarla, el o la Gerente se dirigirá al Departamento de Organizaciones Sociales del MTSS donde deberá entregar los siguientes documentos:

a) Estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad (firmada por la o las personas que lo elaboraron).

b) Estatuto aprobado en Asamblea (firmado y autenticado por abogado)

c) Nómina de capital suscrito y pagado (firmado y autenticado por abogado).

d) Acta constitutiva (firmado y autenticado por abogado).

e) Acta de la primera sesión del Consejo de Administración y Comités (firmado y autenticado por abogado).

f) Carta firmada por el o la Gerente dirigida al Departamento de Organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, acusando envío de documentos y solicitando la personería jurídica. 

Si la información presentada es correcta, el Ministerio de Trabajo le entregará al Gerente, sin costo alguno, un edicto  en el cual certifica que la cooperativa existe. Este edicto  indica el número de resolución de la cooperativa y transcribe la conformación del Consejo de Administración. Si la documentación no es correcta el Ministerio emitirá una prevención o nota con las observaciones respectivas.

5. Publicación en La Gaceta

El o la Gerente debe llevar el Edicto emitido por el Ministerio de Trabajo en forma digital (en un cd o en una llave maya)  a la imprenta Nacional. Allí pagará una suma económica para que el diario oficial La Gaceta lo publique por tres ocasiones.

6. Emisión de la personería jurídica

Una vez que se publique por tercera ocasión, se deberá imprimir la tercera publicación y presentarla al Departamento de Organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo a fin de que se les  extiendan las personerías jurídicas correspondientes.

En un plazo no mayor de tres días, el Ministerio emitirá las personerías jurídicas de la cooperativa. Estas personerías certifican ante bancos, clientes y organismos cooperativos entre otros, que la cooperativa está en funcionamiento. Por esta razón, cada vez que la organización cambia su Gerente o dirigencia debe informarlo al Ministerio de Trabajo.

7. Gestión de la cédula jurídica

Ahora el o la Gerente debe gestionar la cédula jurídica de la cooperativa ante el Departamento de Cédulas Jurídicas del Registro Público. Junto con la certificación de la personería jurídica del Gerente debe aportar una carta, autenticada por un abogado/a, donde solicite por primera vez la cédula.

8. Proceso de legalización de libros

La cooperativa debe estar al día con respecto a la información que debe presentar al INFOCOOP, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 98 de la Ley de Asociaciones Cooperativas.

Estos son los documentos que deben presentarse:

a) Dirección exacta, apartado postal, correo electrónico, número de teléfono y número de fax

b) Copia de la cédula jurídica.

c) Copia del estatuto social completo, registrado en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

d) Copia del Acta de la Asamblea Constitutiva.

e) Copia del recibo de cancelación de la póliza de fidelidad vigente.

f) Copia de la certificación de personería jurídica extendida por el  departamento de Organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de las siguientes figuras administrativas: Gerente, Consejo de Administración, Comité de Vigilancia y Comité de Educación y Bienestar Social. 

Libros a legalizar:

Finalmente, como último paso, el o la Gerente debe comprar en una librería los siguientes libros de actas y de contabilidad que servirán para llevar el control de la cooperativa:

 Actas para Asambleas Generales 500 folios

 Actas para Consejo de Administración 500 folios

 Actas para Comité de Vigilancia 500 folios

 Actas para Comité de Educación y Bienestar Social (excepto los organismos auxiliares): para digitales 500 folios

 Diario

 Mayor

 Inventarios y Balances

 Registro Permanente de Asociados o Afiliadas 200 folios

Es importante anotar que los libros legales de actas, pueden llevarse de forma digital, para lo cual el Ejecutivo/a de Promoción asignado/a al grupo pre cooperativo les indicará la forma de imprimir y empastar dichos libros.

Estos libros deberán presentarse al INFOCOOP ante Supervisión Cooperativa para el respectivo proceso de legalización.  

De esta forma, después de dos meses que podría tardar el proceso desde la realización de la Asamblea Constitutiva (si todo se hace como responde), podemos decir que nuestra cooperativa está creada e inscrita.

Descargue aquí un machote de registro de asociados

Presentación de documentos al Departamento de Supervisión del INFOCOOP.

La cooperativa debe estar al día con respecto a la información que debe presentar al INFOCOOP, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 98 de la Ley de Asociaciones Cooperativas. Para ello debe presentar ante el área de Supervisión: 

a) Dirección exacta, apartado postal, correo electrónico, número de teléfono y número de fax

b) Copia de la cédula jurídica.

c) Copia del estatuto social completo, registrado en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

d) Copia del Acta de la Asamblea Constitutiva.

e) Copia del recibo de cancelación de la póliza de fidelidad vigente.

f) Copia de la certificación de personería jurídica extendida por el departamento de Organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de las siguientes figuras administrativas: Gerente, Consejo de Administración, Comité de Vigilancia y Comité de Educación y Bienestar Social.

Legalización de libros:

Finalmente, como último paso, la gerencia debe comprar en una librería los siguientes libros de actas y de contabilidad que servirán para llevar el control de la cooperativa:

▪ Actas para Asambleas Generales 500 folios

▪ Actas para Consejo de Administración 500 folios

▪ Actas para Comité de Vigilancia 500 folios

▪ Actas para Comité de Educación y Bienestar Social (excepto los organismos auxiliares): para digitales 500 folios

▪ Diario

▪ Mayor

▪ Inventario y balances

▪ Registro Permanente de Asociados o Afiliadas 100 folios

Es importante anotar que los libros legales de actas pueden llevarse de forma digital, para lo cual el personal asignado del Departamento de Promoción les indicará la forma de imprimir y empastar dichos libros.

Estos libros deberán presentarse al INFOCOOP ante Supervisión Cooperativa para el respectivo proceso de legalización.  

De esta forma, después de la realización de la Asamblea Constitutiva, podemos decir que la cooperativa está creada e inscrita y debidamente formalizada.

Machote de nota de entrega de libros y documentos a Supervisión

Con estos pasos tienen ustedes una cooperativa debidamente conformada, inscrita y formalizada para iniciar labores y cumplir con sus objetivos.

El Departamento de Promoción del INFOCOOP cuenta con el personal calificado para brindarle el acompañamiento que requieran.