Pasos para formar e inscribir una cooperativa

 

Si usted y un grupo de personas afines están en busca de una oportunidad para desarrollar su proyecto productivo, cuentan con una idea emprendedora y desean ser los dueños de su propia empresa para generar desarrollo justo y solidario, entonces ustedes cumplen con los requisitos para formar su empresa cooperativa.

 

El INFOCOOP le brinda una guía de los pasos que debe seguir para conformar e inscribir su cooperativa. Si están interesados puede recibir acompañamiento técnico del INFOCOOP en este proceso, esta asesoría es completamente gratuita.

 

 Región de Tabs Verticales

Paso 1: organización del grupo pre cooperativo

El grupo pre cooperativo es el grupo de personas interesadas en formar una cooperativa. La idea de crear la cooperativa surge cuando dos o más personas identifican una propuesta de proyecto empresarial y la comparten con otras personas afines para resolver solidariamente las necesidades económicas y sociales de su familia, comunidad o grupo de amigos y amigas.

 

REQUISITOS BÁSICOS

 

Antes que nada, el grupo necesita:

 

Escoger el cooperativismo como figura empresarial, para lo cual requieren estar dispuestos a dialogar y tomar decisiones en grupo.

 

• Contar con un mínimo de 20 personas si se trata de una cooperativa tradicional o con un mínimo de 12 personas si es una cooperativa autogestionaria.

 

• Contar con una idea productiva o un proyecto concreto a ejecutar.

 

• Mostrar un verdadero interés de organizarse conjuntamente con las que deben tener un vínculo común (por ubicación geográfica, por conocimiento y experiencia en el negocio, cultura, necesidades e intereses comunes, por ejemplo).

 

FORMULARIO 1 Y ACERCAMIENTO AL INFOCOOP:

 

El grupo tiene la opción de solicitar o no el acompañamiento gratuito del departamento de Promoción. Si desea esta asesoría el grupo debe completar el Formulario 1 si desean constituir cooperativas de base, Formulario 2 si desea constituir Uniones o Federaciones de cooperativas o Formulario 3 si se desea constituir organismos auxiliares del cooperativismo (Consorcios Cooperativos).

 

Formulario 1 para cooperativas de base

Formulario 2 para organismos de integración (Uniones o Federaciones)

Formulario 3 para organismos auxiliares (consorcio cooperativo)

 

 

El formulario puede enviarlo al correo electrónico: promocion@infocoop.go.cr o entregarlo en nuestras oficinas centrales o las oficinas del Edificio Cooperativo en San Pedro.

 

Una vez analizado el formulario 1 remitido por el grupo precooperativo, la Gerencia de Promoción asignará un ejecutivo(a), quien se encargará de asesorar y acompañar al grupo.

 

En caso de que el grupo no requiera el acompañamiento del INFOCOOP, éste deberá presentar el Estudio PVU, y estarán igualmente obligados a someter el documento a aprobación de Promoción. En este caso, no recibirán acompañamiento para elaborar el PVU o EF ni tampoco sobre el estatuto, ni los pasos siguientes.

 

 

Las labores del ejecutivo consistirán en:

 

 a) Verificar que el grupo cumpla con el número mínimo de integrantes establecido por Ley 4179, es decir 12 personas en casos de cooperativas de autogestión y 20 personas en caso de cooperativas de gestión o cogestión.

 

b) Coordinar una primera reunión con la totalidad del grupo, en la que se explica el modelo cooperativo y los pasos de constitución e inscripción.

 

c) Verificar que el grupo pre cooperativo tiene una necesidad o problema que puede ser solucionado con una empresa cooperativa, que existe un vínculo común entre los miembros, que tienen un proyecto viable, así como la disposición a escoger el modelo cooperativo para desarrollar su negocio.

 

d) En caso de que el grupo así lo requiera:

d.1. iniciar el acompañamiento para la elaboración del Estudio del Estudio PVU o Estudio de Factibilidad, según corresponda, utilizando para ello las guías para la elaboración del PVU o EF. En este aspecto, se brinda una orientación, pero la elaboración del mismo es responsabilidad del grupo pre cooperativo.

d.2. Brindar la capacitación respectiva sobre cooperativismo, normativa legal, doctrina y operación de los cuerpos directivos.

d.3.  Brindar asesoramiento para la elaboración del Estatuto de la Cooperativa, el cual debe elaborarse una vez terminado el PVU o el EF, según sea el caso.

d.4. Verificar que de previo a la asamblea constitutiva el grupo haya depositado al menos el 25% del capital social acordado en el Estudio PVU y el Estatuto.

d.5.  El ejecutivo asignado y la gerencia de Promoción deberán revisar y aprobar el Estudio PVU o el EF para que el grupo pueda realizar la Asamblea Constitutiva.    

d.6 Instruir al grupo con las pautas correctas para que realicen la Asamblea Constitutiva.

 

FORMACION DEL COMITÉ CENTRAL DE ORGANIZACIÓN

 

En segundo lugar, el grupo pre cooperativo deberá formar un Comité Central de Organización (CCO), el cual dará los primeros pasos, con el apoyo de otras personas, para crear e inscribir la cooperativa. Este Comité tendrá la función principal de organizar al grupo para que se conforme adecuadamente y para que logre determinar y concretar su idea de proyecto, así como organizar y generar la documentación previa a la Asamblea Constitutiva (convocatoria y agenda, proyecto de estatuto y estudio socioeconómico, como se verá más adelante). El CCO no requiere ser inscrito en ninguna institución.

 

Lo recomendable es que el Comité esté integrado por un mínimo de cinco personas que ocuparán los puestos de presidente, secretario, tesorero y dos vocales que surgen de las personas interesadas en conformar la cooperativa.

Paso 2: entrega del perfil de proyecto

Al menos un miembro del grupo precooperativo o un representante de éste deberá elaborar el Estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad (PVU) o Estudio de Factibilidad (EF) contando siempre con los aportes de los integrantes del grupo. El PVU o EF según sea el caso, es necesario para la inscripción de un organismo cooperativo ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (según el Procedimiento derivado del Decreto Ejecutivo 38255_MTSS).

 

Este Estudio cuenta con las guías para su elaboración:

 

Guía para elaborar el Estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad

 

El perfil de proyecto o Estudio de Factibilidad deberá ser firmado por el representante responsable de su elaboración. En caso de que haya contado con el apoyo de un profesional para la elaboración del estudio, éste también deberá firmar conjuntamente con los representantes.

 

Es necesario que dicho estudio sea conocido, analizado y aprobado por todas las personas que participarán en la asamblea constitutiva. El perfil de estudio debe entregarlo al departamento de Promoción del INFOCOOP donde será revisado y aprobado para que la cooperativa pueda realizar la asamblea constitutiva.

 

En este estudio se define la razón social y objetivos.

 

Un componente importante del estudio es la viabilidad del grupo para ello se deberá aplicar a todos los miembros del grupo pre cooperativo la encuesta socioeconómica que determina el perfil del grupo.

 

Machote de encuesta socioeconómica para personas físicas

Machote de encuesta socioeconómica para cooperativas

 

El grupo deberá presentar el Estudio de PVU o EF al Departamento de promoción del INFOCOOP para la correspondiente revisión y visto bueno por parte del Ejecutivo/a cargo y la Gerencia.

 

DEFINICION, COMPOSICION Y APORTES DE CAPITAL SOCIAL:

 

El capital social inicial es el monto económico mínimo requerido para cubrir las operaciones normales del proyecto. Puede estar compuesto por dinero en efectivo, bienes muebles o inmuebles, así como trabajo aportado.

 

El departamento de Promoción del INFOCOOP verificará que previo a la asamblea constitutiva se haya depositado al menos el 25% del capital social acordado en el Estudio PVU o EF y el Estatuto, en la cuenta bancaria de algún asociado. (como se verá en el siguiente paso).

Paso 3: elaboración del estatuto

Una vez terminado el perfil de proyecto, el grupo deberá elaborar el Estatuto, según el tipo de cooperativa que se va a formar.

 

El Estatuto es el conjunto de reglas de derecho establecidas por los asociados (as) que organizan la vida de la cooperativa, fijan los derechos y obligaciones de los asociados, de los órganos sociales y regulan el funcionamiento, disolución y liquidación de la cooperativa.

 

En el estatuto estarán consignadas las disposiciones más importantes de la organización, por lo que es necesario invertir tiempo y esfuerzo en su elaboración. Es imprescindible que éste resulte del trabajo en grupo.

 

El INFOCOOP cuenta con machotes de estatutos que orientan de manera significativa la propuesta final que apruebe en la Asamblea Constitutiva. El Estudio de PVU o el EF son la base para la elaboración del Estatuto.

 

Estatuto para cooperativa de gestión (Tradicional)

Estatuto para cooperativa de autogestión

Estatuto para cooperativa de ahorro y crédito

Estatuto para organismo de integración

 

Estos machotes sirven como referencia para elaborar el estatuto propio de la cooperativa.

 

Es importante que previo a avanzar en los pasos, el grupo esté completamente informado acerca de los alcances del proyecto planteado y del Estatuto que regulará la forma legal de operar la cooperativa.

 

Todos los acuerdos que tome el Comité, así como las consultas a los interesados, deberán llevarse en las minutas con el fin de presentarlos en el informe en la Asamblea Constitutiva.

 

Machote con el mínimo de contenidos que debe tener una minuta

Paso 4: realización de la asamblea constitutiva

Una vez completadas satisfactoriamente los pasos anteriores, el Comité Central de Organización convocará la Asamblea Constitutiva.

 

4.1       Convocatoria a Asamblea Constitutiva

 

En la reunión donde se entrega la propuesta de Estatutos y el Perfil de Proyecto a los asociados, también se debe brindar la convocatoria a la Asamblea Constitutiva y la agenda de la misma.

 

La Asamblea debe convocarse con al menos 8 días de anticipación y un máximo de 15 días, según lo indique el Estatuto.

 

Machote de convocatoria

 

4.2       Realización de la Asamblea Constitutiva

 

En la Asamblea participarán con voz y voto todos los futuros asociados y asociadas. Los participantes deberán haber estudiado previamente el proyecto productivo (PVU o EF) así como la propuesta de Estatuto.

 

En este punto es relevante recordar que solo podrán participar de la Asamblea Constitutiva aquellos asociados(as) que hayan cancelado el 25% del capital social suscrito y la cuota de admisión.

 

La Asamblea deberá realizarse en estricto apego a la agenda planteada. De esta Asamblea debe resultar el Consejo de Administración y demás cuerpos directivos (dejando de funcionar el Comité Central de Organización).

 

De esta Asamblea debe elaborarse el Acta Constitutiva, documento que consigna el acto legal de la constitución de la cooperativa, la cual deberá ser autenticada por un abogado(a). Como resultado de esta Asamblea se elige el Consejo de Administración el cual asume a partir de este momento la conducción de la cooperativa.

 

En la Asamblea Constitutiva se toma el acuerdo de autorizar al Consejo de Administración para entregar ante el INFOCOOP y el MTSS toda la documentación descrita anteriormente para su formalización.

 

Machote de agenda con explicación de cada uno de los temas.

Machote de acta constitutiva

 

Primeras sesiones del Consejo de Administración y de los Comités

 

Luego de la Asamblea Constitutiva se realizarán al menos tres reuniones por separado. Los integrantes del Consejo de Administración se reunirán para elegir los cargos de presidente, vicepresidente, secretario, vocal I y vocal II, definiendo la vigencia de los cargos, según lo establezca el Estatuto. En esta sesión se presentará al Gerente de la cooperativa y se tomará el acuerdo en el cual se autorice a esta persona la realización de los trámites de inscripción y solicitud de cédula jurídica.

 

Los integrantes del Comité de Vigilancia se reunirán para elegir los cargos de presidente, vicepresidente y secretario, así como la vigencia de los cargos, según lo establezca el Estatuto.

 

Lo mismo hará el Comité de Educación y Bienestar Social. Igualmente, se reunirá el Consejo de Administración y elegirá presidente, vicepresidente y secretario, definiendo la vigencia de los cargos, según lo establezca el Estatuto.

 

En cada reunión se levantará un acta que firmará el presidente y el secretario respectivo, así como la gerencia de la cooperativa. Dichos acuerdos se resumen en una nota que es firmada por el presidente, el secretario y el gerente. Debe ser autenticado por un abogado.

 

Posterior a la realización de la Asamblea Constitutiva, se deberá presentar al INFOCOOP la siguiente documentación (Nómina de asociados con capital social pagado y suscrito de cada uno de los asociados, declaración jurada del Gerente de la cooperativa donde conste el depósito y existencia del 25% del Capital Social Inicial y certificación del Banco en el cual se realizó el deposito a fin de que el INFOCOOP  emita la certificación de existencia del 25% del Capital Social acordado en el Estudio PVU y el Estatuto.

 

Una vez emitido lo anterior el INFOCOOP trasladará al Ministerio de Trabajo las dos certificaciones.

 

Machote de declaración jurada del gerente de la cuenta en la que se depositó el capital social, nómina de asociados con capital suscrito y pagado de cada asociado.

Paso 5: tramitar la inscripción y cédula jurídica de la cooperativa

El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) es la instancia encargada de inscripción y emisión de la personería jurídica de cada cooperativa. Para tramitarla, el gerente de la cooperativa elegido por el Consejo de Administración se dirigirá al Departamento de Organizaciones Sociales del MTSS donde deberá entregar los siguientes documentos:

 

▪ Copia del acta de la asamblea constitutiva de la asociación, con expresión del nombre, los dos apellidos, nacionalidad, domicilio, profesión u oficio de los miembros fundadores, 

▪ Monto de los certificados de aportación suscritos y los que hubiera pagado cada uno,

▪ Copia de los acuerdos del Acta de Integración con Nombres de: integrantes del Consejo de Administración, Gerente, Comité de Vigilancia y de los otros Comités que se hubieren designado, debidamente autenticada por un abogado.

▪ Copia de los estatutos aprobados por la Asamblea Constitutiva.

 

Además, debe incluir la nota firmada por el gerente, dirigida al departamento de Organizaciones Sociales acusando envío de documentos y solicitando la inscripción y legalización de la cooperativa.

 

Machote de carta para solicitar inscripción al MTSS

 

Si la información presentada es correcta, el Ministerio de Trabajo le entregará al gerente de la cooperativa -sin costo alguno- un edicto en el cual certifica que la cooperativa existe. Este edicto indica el número de resolución de la cooperativa y transcribe la conformación del Consejo de Administración.

 

Si la documentación no es correcta el Ministerio emitirá una prevención o nota con las observaciones respectivas; en ese caso el grupo contaría con el apoyo del ejecutivo de INFOCOOP para hacer las correcciones respectivas en caso de que así lo haya solicitado.

 

Luego de que el MTSS recibe a satisfacción toda la documentación descrita anteriormente, entrega a la cooperativa una Resolución de Inscripción, que es llevada al Diario Oficial La Gaceta para que publique un Edicto con la conformación de la cooperativa.

 

Con el Edicto del Diario Oficial La Gaceta de la conformación de la cooperativa, se acude nuevamente al Departamento de Organizaciones Sociales del MTSS, donde serán entregadas las Personerías Jurídicas de los Órganos Sociales de la cooperativa.        

 

Gestión de la cédula jurídica

 

Ahora el gerente debe gestionar la cédula jurídica de la cooperativa ante el Departamento de Cédulas Jurídicas del Registro Público. Junto con la certificación de la personería jurídica del gerente debe aportar una carta, autenticada por un abogado, donde solicite por primera vez la cédula.

 

Solicitud de cédula jurídica ante el Registro Público

Paso 6: trámites de formalización luego de la inscripción

Presentación de documentos al Departamento de Supervisión del INFOCOOP.

 

La cooperativa debe estar al día con respecto a la información que debe presentar al INFOCOOP, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 98 de la Ley de Asociaciones Cooperativas. Para ello debe presentar ante el área de Supervisión:

a) Dirección exacta, apartado postal, correo electrónico, número de teléfono y número de fax

b) Copia de la cédula jurídica.

c) Copia del estatuto social completo, registrado en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

d) Copia del Acta de la Asamblea Constitutiva.

e) Copia del recibo de cancelación de la póliza de fidelidad vigente.

f) Copia de la certificación de personería jurídica extendida por el departamento de Organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de las siguientes figuras administrativas: Gerente, Consejo de Administración, Comité de Vigilancia y Comité de Educación y Bienestar Social.

 

Legalización de libros:

 

Finalmente, como último paso, la gerencia debe comprar en una librería los siguientes libros de actas y de contabilidad que servirán para llevar el control de la cooperativa:

▪ Actas para Asambleas Generales 500 folios

▪ Actas para Consejo de Administración 500 folios

▪ Actas para Comité de Vigilancia 500 folios

▪ Actas para Comité de Educación y Bienestar Social (excepto los organismos auxiliares): para digitales 500 folios

▪ Diario

▪ Mayor

▪ Inventario y balances

▪ Registro Permanente de Asociados o Afiliadas 100 folios

 

Es importante anotar que los libros legales de actas, pueden llevarse de forma digital, para lo cual el personal asignado del Departamento de Promoción les indicará la forma de imprimir y empastar dichos libros.

Estos libros deberán presentarse al INFOCOOP ante Supervisión Cooperativa para el respectivo proceso de legalización. 

De esta forma, después de la realización de la Asamblea Constitutiva, podemos decir que la cooperativa está creada e inscrita y debidamente formalizada.

 

Machote de nota de entrega de libros y documentos a Supervisión

 

Con estos pasos tienen ustedes una cooperativa debidamente conformada, inscrita y formalizada para iniciar labores y cumplir con sus objetivos.

 

El Departamento de Promoción del INFOCOOP cuenta con el personal calificado para brindarle el acompañamiento que requieran.

 

 

 

Información de contacto:

Teléfono: 2256-2944 ext. 2301

Fax: 2258-1056

Correo: promocion@infocoop.go.cr

 

 
 
Oficinas centrales Barrio México Dirección: Barrio México, del Hospital Nacional de Niños, 400 metros norte. Entre avenidas 5 y 7 y calle 20 norte. Teléfono: 2256-2944 comunicacion@infocoop.go.cr