Estos serían los últimos pasos para formalizar la inscripción de la cooperativa.
1. Gestión de cuenta bancaria
El/la gerente debe abrir una cuenta bancaria en algún ente financiero, donde depositará al menos el 25% del capital social inicial.
La institución bancaria será responsable de emitir una certificación de la existencia de la cuenta y el monto, así como de las personas que tienen acceso a la misma.
2. Gestión de certificación del 25% del capital social
El o la Gerente debe acudir al INFOCOOP a solicitar una certificación de la existencia del 25% del capital social suscrito. Para las cooperativas autogestionarias no es obligatorio seguir este paso, sin embargo si la cooperativa define capital social pagado, deberá cumplir este requisito.
Para la gestión de certificación del 25% de Capital social, se debe presentar lo siguiente:
Nómina de capital suscrito y capital pagado; certificación del ente bancario donde se indique la existencia del 25%, declaración jurada de la persona que tiene a su cargo la cuenta bancaria donde se depositó el 25% del capital social.
Descargue aquí machote de carta para solicitar certificación a INFOCOOP
Descargue aquí machotes de carta para solicitar certificación de 25% de capital social a INFOCOOP
Descargue aquí machotes de declaración jurada de cuenta corriente.
3. Entrega de documentos a Promoción
Para la gestión tanto de la certificación del 25% del capital social así como para la aprobación del estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad, el o la Gerente presentará ante el área de Promoción una copia de los siguientes documentos:
a) Estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad (firmada por la o las personas que lo elaboraron).
b) Estatuto aprobado en asamblea (firmado y autenticado por abogado)
c) Nómina de capital suscrito y pagado (firmado y autenticado por abogado).
d) Declaración jurada (firmado y autenticado por abogado).
e) Certificación del ente bancario
f) Acta constitutiva (firmado y autenticado por abogado).
g) Acta de la primera sesión del Consejo de Administración y Comités (firmado y autenticado por abogado).
h) Carta firmada por el o la gerente dirigida a la gerencia de Promoción donde hace constar la entrega de la documentación.
La presentación de estos documentos le permite al INFOCOOP emitir la respectiva certificación y aprobación del proyecto.
Si la documentación está bien presentada, en menos de 15 días y sin costo económico, el INFOCOOP extenderá esta certificación firmada por el Director Ejecutivo. En caso de que se requieran ajustes a la información presentada, el Ejecutivo/a encargado deberá remitir al grupo las observaciones o correcciones necesarias.
4. Entrega de documentos al Ministerio de Trabajo
El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) es la instancia encargada de emitir la personería jurídica de cada cooperativa. Para tramitarla, el o la Gerente se dirigirá al Departamento de Organizaciones Sociales del MTSS donde deberá entregar los siguientes documentos:
a) Estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad (firmada por la o las personas que lo elaboraron).
b) Estatuto aprobado en Asamblea (firmado y autenticado por abogado)
c) Nómina de capital suscrito y pagado (firmado y autenticado por abogado).
d) Acta constitutiva (firmado y autenticado por abogado).
e) Acta de la primera sesión del Consejo de Administración y Comités (firmado y autenticado por abogado).
f) Carta firmada por el o la Gerente dirigida al Departamento de Organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, acusando envío de documentos y solicitando la personería jurídica.
Si la información presentada es correcta, el Ministerio de Trabajo le entregará al Gerente, sin costo alguno, un edicto en el cual certifica que la cooperativa existe. Este edicto indica el número de resolución de la cooperativa y transcribe la conformación del Consejo de Administración. Si la documentación no es correcta el Ministerio emitirá una prevención o nota con las observaciones respectivas.
5. Publicación en La Gaceta
El o la Gerente debe llevar el Edicto emitido por el Ministerio de Trabajo en forma digital (en un cd o en una llave maya) a la imprenta Nacional. Allí pagará una suma económica para que el diario oficial La Gaceta lo publique por tres ocasiones.
6. Emisión de la personería jurídica
Una vez que se publique por tercera ocasión, se deberá imprimir la tercera publicación y presentarla al Departamento de Organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo a fin de que se les extiendan las personerías jurídicas correspondientes.
En un plazo no mayor de tres días, el Ministerio emitirá las personerías jurídicas de la cooperativa. Estas personerías certifican ante bancos, clientes y organismos cooperativos entre otros, que la cooperativa está en funcionamiento. Por esta razón, cada vez que la organización cambia su Gerente o dirigencia debe informarlo al Ministerio de Trabajo.
7. Gestión de la cédula jurídica
Ahora el o la Gerente debe gestionar la cédula jurídica de la cooperativa ante el Departamento de Cédulas Jurídicas del Registro Público. Junto con la certificación de la personería jurídica del Gerente debe aportar una carta, autenticada por un abogado/a, donde solicite por primera vez la cédula.
8. Proceso de legalización de libros
La cooperativa debe estar al día con respecto a la información que debe presentar al INFOCOOP, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 98 de la Ley de Asociaciones Cooperativas.
Estos son los documentos que deben presentarse:
a) Dirección exacta, apartado postal, correo electrónico, número de teléfono y número de fax
b) Copia de la cédula jurídica.
c) Copia del estatuto social completo, registrado en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
d) Copia del Acta de la Asamblea Constitutiva.
e) Copia del recibo de cancelación de la póliza de fidelidad vigente.
f) Copia de la certificación de personería jurídica extendida por el departamento de Organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de las siguientes figuras administrativas: Gerente, Consejo de Administración, Comité de Vigilancia y Comité de Educación y Bienestar Social.
Libros a legalizar:
Finalmente, como último paso, el o la Gerente debe comprar en una librería los siguientes libros de actas y de contabilidad que servirán para llevar el control de la cooperativa:
▪ Actas para Asambleas Generales 500 folios
▪ Actas para Consejo de Administración 500 folios
▪ Actas para Comité de Vigilancia 500 folios
▪ Actas para Comité de Educación y Bienestar Social (excepto los organismos auxiliares): para digitales 500 folios
▪ Diario
▪ Mayor
▪ Inventarios y Balances
▪ Registro Permanente de Asociados o Afiliadas 200 folios
Es importante anotar que los libros legales de actas, pueden llevarse de forma digital, para lo cual el Ejecutivo/a de Promoción asignado/a al grupo pre cooperativo les indicará la forma de imprimir y empastar dichos libros.
Estos libros deberán presentarse al INFOCOOP ante Supervisión Cooperativa para el respectivo proceso de legalización.
De esta forma, después de dos meses que podría tardar el proceso desde la realización de la Asamblea Constitutiva (si todo se hace como responde), podemos decir que nuestra cooperativa está creada e inscrita.
Descargue aquí un machote de registro de asociados
